סוכנויות רכב חייבות יעילות בכדי לשרוד מבחינה עסקית ובוודאי בכדי להצליח ולהיות רווחיות. אם אתם בעלי סוכנויות כאלה, אתם וודאי עמוסים לא מעט, באינספור דברים שיש לעשות. חלקם דחופים, חלקם פחות דחופים אך עדיין חיוניים. ותמיד ישנה גם הבירוקרטיה שלא נגמרת וכל המנהלות למיניהן אשר מפריעות להתמקד בעיקר. כיצד תוכלו להקל על עצמכם בכך? שירות מזכירה אישית ווירטואלית עשוי להיות בדיוק הפתרון שאתם מחפשים.
האתגר והפתרון
יש רק 24 שעות ביממה ולכל עסק יש את המגבלות שלו. לעולם אין משאבים בלתי מוגבלים. לכן, משתדלים לעשות את המיטב עם מה שיש. פעמים רבות עסקים מוצאים עצמם מאותגרים מבחינה זו והם מחפשים לכך פתרונות יצירתיים. שכירת שירות מסוג מזכירה וירטואלית מספקת דוגמה טובה של פתרון יצירתי כזה. מדוע? עוד מעט תקראו על התועלות העסקיות והדבר יהיה יותר מובן. בתמצית – התועלת הבולטת ביותר היא גמישות. זהו מודל של מזכירות, אשר משחרר אתכם ממגבלות שונות שיש בהעסקת עובדים רגילה. תוכלו לנצל זאת לצד העבודה הרגילה, עם מזכירות שהן עובדות שכירות של סוכנות הרכב. במידת הצורך, תוכלו להסתייע בשרות זה גם בפני עצמו. למשל כשרות המזכירות המרכזי, בהקמת סניף חדש.
כיצד זה נראה בפועל?
המזכירה תעבוד מולכם מרחוק באמצעות הטלפון, אימייל וכדומה. ניתן גם לקבל מספר טלפון ייעודי לשם כך. תוכלו לחשוב עליה, כעל מזכירה שנמצאת בתוך העסק ואכן, מבחינות רבות היא תתפקד באופן זהה. הפעילות שהיא תעשה תלויה בדרישותיכם ומשתנה מעסק לעסק לפי אופיו ומצבו. באופן יותר ספציפי, בולטים למשל השירותים הבאים:
- טיפול בטלפונים – מענה לשיחות נכנסות והוצאת שיחות למטרות שונות, כגון משלוח הודעות.
- ניהול יומן ותיאום פגישות – משימות חשובות תמיד, אשר יש לבצע באופן מסודר ותוך תשומת לב רבה לפרטים.
- טלמיטינג – תיאום פגישות עבור סוכנות הרכב.
- תמלול והקלדה – משימות מיוחדות, אשר דורשות מיומנות וזריזות ונדרשות מדי פעם.
- פעילויות הנהלת חשבונות – פעילויות בסיסיות של הנהלת חשבונות, כגון הוצאת חשבוניות או טיפול בגביית התשלום מלקוחות.
היתרונות העסקיים שעוזרת וירטואלית מספקת
מדובר בשירות פופולארי מסיבות רבות, בהן:
- פישוט העסקה – העסקת עובדים רגילה, היא דבר מסורבל למדי. חיפוש המועמדים לתפקיד, סינון ובחירה וגם אופן ההעסקה עצמו, שהוא מורכב ומחייב עמידה בחוקים ותקנות רבות. שכירת שירותי מזכירות במיקור חוץ לעומת זאת, פשוטה הרבה יותר. ההתקשרות מתבצעת במהירות ובקלות. אם מסיבה כזו או אחרת אתם לא מרוצים ממזכירה ספציפית (מצב לא נפוץ, אבל אפשרי), תוכלו גם לקבל מזכירה אחרת בקלות.
- חסכון ניכר במשאבים – אופן עבודה זה חוסך לכם במשאבים שונים, כולל עלויות כספיות.
- גמישות – כפי שהזכרנו קודם, גמישות היא תועלת מרכזית וחשובה. אם למשל, תזדקקו לעוד 10 שעות מזכירות בשבוע, עם שירות זה קל לקבל לכך פתרון. זקוקים לפחות מהרגיל? ניתן גם לצמצם את היקף השעות במהירות ובאופן משתלם. כלומר, יש כאן אפשרות גמישה לשנות היקף עבודה, כולל לשם סיוע למערך מזכירות קיים בתוך הסוכנות.
- מקצועיות – כאשר בעלי סוכנות רכב מעוניינים לפנות לעצמם זמן, השאלה למי להעביר חלק מהפעילות שלהם משמעותית מאוד. זאת, מאחר שחשוב לתת לכל סוג פעילות מענה מקצועי. שירות מזכירה אישית וירטואלית מבוסס על מזכירות מקצועיות, אשר מנוסות בדיוק בפעילויות שהשירות יספק.
לסיכום
פנו לעצמכם זמן ומשאבים יקרים נוספים, בעזרת מזכירה אישית וירטואלית. קדמו את אופן הניהול שלכם ואת סוכנות הרכב עצמה, לאופן עבודה יותר יעיל ומשתלם.
